Se necesita ser productivo para completar tus tareas correctamente y a tiempo, entonces ¿cómo sabes cuales tareas son esenciales y cuales pueden esperar?, las respuestas son varias y una de ellas podría ser utilizar una matriz de prioridades también conocida como la “Matriz Eisenhower”.
¿Qué es una Matriz de prioridades?
Es una herramienta para calificar tus tareas en base a la urgencia de las mismas, te ayuda a conocer las actividades criticas y separarlas de aquellas que podes pasar por alta y no son útiles en tu proyecto, negocio, etc.
Eisenhower, por quien la matriz toma su nombre decía sobre las prioridades y las tareas que
Las mayoría de las tareas que son urgentes no son importantes y la mayoría de las tareas que son importantes no son urgentes.
Beneficios de la matriz de prioridades
Es una herramienta simple y directa que aparte de ayudarte a tomar decisiones informadas, también te permite:
- Desarmar problemas pequeños y priorizarlos cuando numerosos factores afectan tu proceso de tomas de decisiones.
- Calificar tus prioridades de forma no ambigua y objetiva.
- Determinar puntos focales
- Darte cuenta que es importante y plantear una base para el debate.
- Conseguir soporte al momento de tomar decisiones importantes.
Los 4 cuadrantes de la Matriz de Prioridades
Existen cuatro cuadrantes en una matriz, los cuales ayudan a contener elecciones de que hacer primero y que dejar para el final permitiéndonos priorizar proyectos y crear un plan estratégico.
Los cuadrantes son:
- Hacer
- Programar
- Delegar
- Eliminar
Podemos verlo en esta imagen.
1. Hacer
Hacer es el primer cuadrante de la matriz y maneja las actividades o tareas importantes.
Eso es todo, en ese lugar solo se permiten las tareas que tenes que finalizar de forma urgente, las crisis, deadlines y todos los problemas que requieren de tu atención total y urgentemente.
¿Cómo saber que tareas corresponden a este cuadrante?
Comenzá por analizar tus prioridades y luego establece si corresponde a la categoría de “hacer ahora”, si la tarea puede realizarse en un día o dentro de las 24 a 48 horas, es urgente.
Otro método que podemos utilizar es el método creado por Mark Twain, llamado “eat the frog” o “come la rana” que significa que realizas la tarea que menos te gusta, que sea mas urgente o demandante apenas te despertás y comenzás tu día laboral.
2. Programar
El segundo cuadrante en la matriz de prioridades, es el de programación o como me gusta llamarlo “planning” y podemos clasificar esta categoría como importante pero no urgente.
En este espacio se encuentran los objetivos a largo termino sin fechas limites inmediatas, es decir esas tareas que son fundamentales pero no urgentes y podemos desarrollar paso a paso sin enfocarnos totalmente en ellas.
Podes planificar actividades en este cuadrante para otro periodo. Por lo tanto, son tareas que deberías hacer y podes dedicarles N cantidad de tiempo.
Un aspecto fundamental de este cuadrante es programar las tareas de forma tal que no se transfieran nunca al cuadrante de “hacer” y “urgente”.
3. Delegar
El tercer cuadrante es delegar, compuesto por las tareas que no son importantes pero son urgentes para otros.
Y es acá donde el trabajo en equipo entra en juego, porque si bien y técnicamente podrías hacer las tareas dentro de este cuadrante tiene más sentido delegarlas.
Delegar tareas nos asegura que vamos a tener más tiempo disponible para trabajar en actividades o tareas de los dos primeros cuadrantes.
Sin embargo, es necesario llevar cierto control de las tareas que delegaste ya que en caso de no llevar un tracking de las tareas que delegaste se resumen en perdida de tiempo.
4. Eliminar
El ultimo cuadrante resalta tus “asesinos de productividad” o en inglés “productivity killers”. Son tareas que no son importantes para tus objetivos y tampoco son urgentes.
Por lo tanto, la unica forma de mejorar tu productividad es eliminarlas.
Algunos ejemplos podrían ser, revisar el mail durante toda tu jornada laboral en lugar de enfocarte en terminar tus tareas del día y llegar al final del día con la mayor cantidad de trabajo importante y urgente terminado.
Si es un mail, no es urgente
También pueden ser malos habitos que tenes que identificar y eliminar de tu planificacion diaria o semanal.
Este cuadrante nos marca lo fundamental de solo enfocarnos y persistir en aquello que es importante eliminado aquellas tareas o actividades que no lo son y delegando las que no hay que eliminar pero no son fundamentales.
¿Cuando usar la matriz de prioridades?
Siempre deberias utilizar una matriz de prioridades cuando quieras comparar acciones o clasificar opciones basadas en criterios predefinidos de selección, este modelo entonces deberia utilizarse en
1. Priorizar proyectos
No todo proyecto es creado de la misma forma. En general los miembros de un equipo tienen que lidiar con diferentes bloqueantes y agendas encontradas para completar los objetivos de un proyecto. Para evitar perder el tiempo y el consumo de recursos valiosos los equipos deben utilizar un criterio de selección para priorizar los proyectos que son mas valiosos o fundamentales para ellos.
2. Administrar mejor los tiempos
Si una lista de “to-do” se volvio contraproductiva, la matriz de priorización podria ser la herramienta ideal para vos, tu equipo o tu proyecto. Te va a ayudar a determinar las tareas u objetivos prioritarios y urgentes que deben ser completados inmediatamente asi como identificar las tareas que consumen tiempo pero no aportar valor.
3. Promover el concenso
Aporta un proceso logico basado en hechos comprobados que ayuda a determinar que proyectos y tareas deben ser prioriados ya que dependiedo de a quien le preguntes, el concepto de “prioridad” va a ser diferente.
6 consejos faciles para utilizar la matriz de prioridades
1. Listar y clasificar tus prioridades
Remarca todas las tareas que necesitas llevar a cabo en el dia y entonces, clasificalas por importancia y cantidad de tiempo consumido.
2. Definir el valor
El proximo paso es determinar la importancia con la que clasificamos el impacto de una actividad en nuestro proyecto u organización y cual tiene el mayor impacto.
Como regla fundamental, podes revisar que tareas poseen mayor prioridad sobre otras como por ejemplo atender los requerimientos de los clientes antes que el trabajo interno.
También podes calcular la prioridad de las tareas examinando el impacto que tienen sobre la organización y las personas.
En resumén, a mayor impacto de una tarea, mayor nivel de prioridad tiene la misma.
3. Toma la tarea más importante
Como explique más arriba, la mejor forma de trabajar con el primer cuadrante es tomar la tarea más dificil apenas comienza el día por dos razones. La primera es que al ser la tarea mas dificil, hacerla a primera hora elimina un alto porcentaje de pendientes y la segunda es que ninguna tarea que venga despues de esa va a ser tan dificil o molesta.
4. Conoce que es “lo importate” para vos.
Siempre vamos a encontrar opciones contradictorias, por lo tanto es necesario identificar que es importante para vos y no comprometerlo con otras tareas o actividades.
5. Establece tiempos de descanso o “sin trabajo” de forma regular
Por ejemplo, “no leer mails de 18 a 21 horas”, estos espacios sin trabajar sirve para mejorar el proceso de introspección y a su vez tomar problemas y encontrarle soluciones desde otra perspectiva.
6. Saber cuando parar
A veces podes llegar a completar todo lo que esta en tu lista, una vez que hayas priorizado toda tu carga de trabajo y validado tus estimaciones, elimina todas las tareas remanentes de tu lista de prioridades y enfocate tus tareas urgentes y prioritarias.
Template de Matriz de Prioridades
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